איך בונים תבנית תהליך?

מה נבצע

נבנה תבנית תהליך אחת — למשל "קליטת תלמיד חדש" — עם ארבעה שלבים. אחרי השמירה אפשר להפעיל אותה ידנית, או לחבר אליה כלל אוטומציה.

לפני שמתחילים

• יש לכם הרשאה להגדרות תהליכים.
• אתם יודעים מי אחראי על כל שלב — איש צוות מסוים, או תפקיד.
• אם שלב פותח טופס או דיווח — סוג הטופס או הדיווח כבר קיים בהגדרות.

שתי דרכים להתחיל

השלבים

איפה: הגדרות ← תהליכי עבודה ← התבניות שלי ← צור תבנית

1. ממלאים שם התהליך. למשל: "קליטת תלמיד חדש".
2. בעל מי התהליך רץ? בוחרים את סוגי הכרטיסים. ריק = על כולם.
3. לוחצים על הוסף שלב. נותנים שם השלב, ובוחרים על מה השלב עובד? (פרק 6).
4. במי אחראי על השלב בוחרים איש צוות או תפקיד.
5. חוזרים על 5–6 לכל שלב. הסדר הוא סדר הביצוע — גוררים כדי לשנות.
6. לוחצים על שמור תהליך.

• name — שם התהליך — כך הוא יופיע ברשימה, בהפעלה ובכרטיס.
• scope — על מי התהליך רץ? — סוגי הכרטיסים שהתבנית מתאימה להם. ריק = על כולם.
• steps — שלבי התהליך — כל שלב: שם, על מה הוא עובד, ומי אחראי. הסדר הוא סדר הביצוע.
• add — הוסף שלב — השלב החדש נפתח מיד לעריכה.

• name — שם השלב — כך הוא מופיע ברשימת השלבים וב"ממתין לי".
• owner — מי אחראי על השלב — איש צוות או תפקיד. הוא יראה את השלב ב"ממתין לי".

מה כל שדה עושה

> חשוב: שלב בלי בחירה בעל מה השלב עובד? לא נשמר. המערכת תציג: "לכל שלב יש לבחור על מה הוא עובד".

מה אמור לקרות

• התבנית מופיעה בהתבניות שלי עם מספר השלבים.
• בעמוד תהליכים ← תהליך חדש התבנית מופיעה במתכון התהליך.
• בלשונית אוטומציות אפשר לחבר אליה כלל (פרק 7).

> שימו לב: שינוי בתבנית חל על תהליכים שייפתחו מעכשיו. תהליכים שכבר רצים ממשיכים לפי מה שהיה. גם העבר לארכיון לא נוגע בהם: "תהליכים שכבר רצים לא יושפעו".

אם משהו לא עובד

• "יש להוסיף לפחות שלב אחד" — תבנית בלי שלבים לא נשמרת.
• "לכל שלב חייב להיות שם" — לכל שלב חייב להיות שם, גם קצר.
• התבנית לא מופיעה בכלל אוטומציה — בדקו על מי התהליך רץ?: הכלל מסתכל על תלמיד, והתבנית רצה רק על צוות.

המשך

מגדירים שלב — שלוש שאלות — על מה השלב עובד, מה קורה כשהוא מתחיל, ומתי הוא מסתיים.

לכל הפרקים קבעו הדגמה