פתיחת תהליך אוטומטית — כללי אוטומציה

מה נבצע

נגדיר כלל אחד: כשנוצר כרטיס תלמיד — לפתוח את תהליך "קליטת תלמיד חדש". מרגע השמירה כל תלמיד חדש מקבל תהליך, בלי שאף אחד לוחץ.

לפני שמתחילים

• יש תבנית תהליך (פרק 5). בלעדיה הלשונית מציגה: "צריך תבנית תהליך תחילה".
• על מי התהליך רץ? בתבנית כולל את סוג הכרטיס של הכלל, או ריק.
• יש לכם הרשאה להגדרות.

מה כלל יודע להסתכל עליו

השלבים

איפה: הגדרות ← תהליכי עבודה ← לשונית אוטומציות ← כלל חדש

1. ממלאים שם הכלל. למשל: "קליטת תלמיד חדש".
2. בעל מה הכלל מסתכל? בוחרים אריח: כרטיסים (תלמיד, צוות, משפחה, כיתה, קבוצה, מוסד) או פריטים (דיווח, טופס, פגישה, משימה, ציון, נוכחות, כספים, תוכנית, תגית, שיבוץ).
3. במתי הכלל ירוץ? בוחרים עם יצירת או עם עדכון — של כרטיס תלמיד, למשל.
4. בבתנאי ש… (לא חובה) מוסיפים תנאים: שדה · אופרטור · ערך. אפשר להשאיר ריק.
5. באיזה תהליך לפתוח? לוחצים על התבנית.
6. לוחצים על צור כלל.

• watch — על מה הכלל מסתכל? — כרטיס או פריט. האריח שנבחר מודגש בזהב.
• when — מתי הכלל ירוץ? — עם יצירה, או עם עדכון.
• conditions — בתנאי ש… — שדה, אופרטור וערך. ריק = האירוע לבד מספיק.
• process — איזה תהליך לפתוח? — רק תבניות שמתאימות לסוג הכרטיס מוצעות.

מה כל שדה עושה

איך הכלל מתנהג

• מדלג על כפילות. "אם כבר רץ תהליך זהה על אותו כרטיס, הכלל מדלג." תהליך שהסתיים לא נחשב — הכלל יפתח חדש.
• עם עדכון + תנאים — "הכלל ירוץ רק כשאחד משדות-התנאי באמת השתנה; בלי תנאים — בכל עדכון."
• אין כלל לפי זמן. "אחרי שנה במוסד" לא ניתן להגדרה ככלל. הדרך: כלל בקליטה ← תהליך ← שלב שיוצר פריט לתאריך היעד.
• השהיה — המתג בשורת הכלל. כלל מושהה נשאר, אבל לא רץ. המערכת מציגה "הושהה" / "הופעל".
• מחיקה לא נוגעת במה שכבר נפתח: "תהליכים שכבר נפתחו לא יושפעו".

> חשוב: כלל על עם עדכון בלי תנאים רץ בכל שמירה של הכרטיס. בגלל דילוג הכפילות ייפתח תהליך אחד — אבל ברגע שהוא יסתיים, השמירה הבאה תפתח עוד אחד. כמעט תמיד רוצים תנאי.

דוגמאות שעובדות

מה אמור לקרות

• הכלל מופיע ברשימה כמשפט: "עם יצירת כרטיס תלמיד ← קליטת תלמיד חדש", עם "תנאי אחד" אם יש.
• בפעם הבאה שנוצר תלמיד — בעמוד תהליכים מופיע תהליך חדש על שמו, והאחראי על השלב הראשון רואה אותו בממתין לי.

אם משהו לא עובד

• "אין תבנית תהליך שמתאימה לכרטיס מסוג תלמיד" — בתבנית, על מי התהליך רץ? לא כולל תלמיד. מוסיפים, או מרוקנים.
• הכלל לא פתח תהליך — בסדר הזה: (1) הכלל מושהה? (2) כבר רץ תהליך מאותה תבנית על הכרטיס? (3) בכלל "עם עדכון" — האם שדה מהתנאים באמת השתנה? (4) התנאי משווה ערך מדויק — "נדחה" ולא "נדחה ".
• נפתחו שני תהליכים — שני כללים שונים על אותו אירוע. הדילוג עובד רק על אותה תבנית.

המשך

משהו לא עובד.

לכל הפרקים קבעו הדגמה