הדפסה, מילוי ביד וסריקה חזרה

מה נבצע

נדפיס דף נוכחות ריק לכיתה, נסמן עליו ביד, ונסרוק אותו חזרה — כך שהסימונים יהפכו לרשומות במערכת.

לפני שמתחילים

• לכיתה יש הגדרת נוכחות פעילה (פרק 8).
• שיטת הרישום מתאימה לדף: חלונות ממוספרים (כותבים מספר) או סימון סטטוס בלבד (פרק 3). רישום "לפי שעה מדויקת" נוח יותר במחשב.

השלבים — הדפסה

איפה: נוכחות ← מסננים לכיתה ← הדפסה

1. במה להדפיס בוחרים דפי מילוי — "דפים ריקים למילוי ביד ולסריקה חזרה".
2. בהגדרות נוכחות מסמנים אילו הגדרות להדפיס — כיתה אחת או כמה.
3. מגדירים טווח תאריכים (מתאריך / עד תאריך). כל יום = עמודה.
4. בכיוון דף — לאורך לכיתה גדולה בעמוד אחד, לרוחב להרבה ימים.
5. לוחצים על הפקת PDF.

• fill — דפי מילוי — הדף הריק. זה מה שמדפיסים למילוי ביד.
• results — דפי תוצאות — מה שכבר סומן (לדוחות, לא למילוי).
• cross — טבלה צולבת — תלמידים × תאריכים (לדוחות).
• format — פורמט — PDF להדפסה; Excel לדוחות.
• orientation — כיוון דף — לאורך: כיתה גדולה בעמוד אחד; לרוחב: הרבה ימים.
• definitions — הגדרות נוכחות — אילו הגדרות ייכנסו לדף. מוצגות ההגדרות של השנה שנבחרה.
• range — טווח תאריכים — כמה ימים יהיו על הדף.
• fields — שדות להדפסה — סטטוס, שעת כניסה, שעת יציאה (לדפי תוצאות).
• produce — הפקת PDF — או הפקת Excel, לפי הפורמט.

מה כל שדה עושה

> חשוב: הדף נושא סימונים מודפסים שהסריקה מזהה — לאיזו כיתה, לאיזה יום, לאיזה תלמיד. מדפיסים תמיד מהמערכת. דף מצולם מדף ישן, או טבלה שציירתם ביד, לא ייקלט.

מילוי ביד

• חלונות ממוספרים — כותבים בכל משבצת את מספר החלון: 1, 2, 3. הדף מראה למעלה מה כל מספר אומר — המספרים באים מהמדיניות של הבדיקה.
• סימון סטטוס בלבד — כותבים סימן מהמקרא שבראש הדף: ✓ נוכח, ✗ חיסור, או מילה כמו "איחור".
• משבצת ריקה = לא סומן. המערכת תשתמש בסטטוס "לא סומן" של ההגדרה, אם יש.

עט כהה, מספר אחד למשבצת, בלי תיקונים על גבי תיקונים. משבצת מטושטשת נדחית — לא מנוחשת.

סריקה חזרה

• סורקים את הדפים ל-PDF או לתמונה, או שולחים מהסורק למייל של המוסד.
• בעמוד נוכחות לוחצים על סריקה — נפתח שולחן הסריקות. מעלים את הקבצים, או בוחרים מהדפים שהגיעו במייל.
• המערכת מזהה כל דף — לאיזו הגדרה ולאיזה יום — ומראה מה נקלט ומה נדחה, עם סיבה לכל דחייה.
• מאשרים. רק עכשיו הרשומות נכתבות. דחיות מתקנים בלוח היום.

מה אמור לקרות

• הרשומות של הימים שבדף מסומנות, ובראש העמוד נרשמו עולה.
• בלוח היום הכיתה יורדת מ"מה נשאר לסמן היום".
• הסריקה נשמרת כאצווה — אפשר לחזור ולראות מה נקלט ממנה.

> טיפ: סריקה חוזרת של אותו דף לא יוצרת כפילות. המערכת מזהה את היום והכיתה ומתחברת לרשומות הקיימות.

נוכחות צוות — לא דף אלא שעון

לעובדים לא מדפיסים דפי מילוי. הדרך היא ייבוא דוח שעון — הקובץ משעון הנוכחות — או נרשמת בסריקת כרטיס: עובד עם כרטיס זיהוי מעביר אותו בכניסה, והרשומה נוצרת לבד (כרטיס זיהוי עם ברקוד).

אם משהו לא עובד

• "יש לבחור לפחות הגדרת נוכחות אחת" — לא סומנה הגדרה בהגדרות נוכחות.
• "יש לבחור טווח תאריכים" — חסר מתאריך או עד תאריך.
• "אין הגדרות נוכחות בשנת …" — השנה שנבחרה בבורר שבראש המסך היא לא השנה של ההגדרות. מחליפים שנה.
• הדף לא זוהה בסריקה — לא הודפס מהמערכת, או שהשוליים עם הסימונים המודפסים נחתכו. מדפיסים מחדש.
• תלמיד חסר על הדף — לא היה בכיתה כשהדפסתם. מדפיסים דף חדש, או מסמנים אותו בלוח היום.
• מספר נדחה — המספר גדול ממספר המדרגות במדיניות של הבדיקה, או שהיו שני מספרים במשבצת. מתקנים בלוח היום.

המשך

דוחות — מה מפיקים מהסימונים.

לכל הפרקים קבעו הדגמה